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RICHTLINIE ZUR BEKÄMPFUNG VON KORRUPTION UND BESTECHUNG – EE 07.27
Beschreibung der Verpflichtung der Unternehmensleitung zu einer Null-Toleranz-Politik gegenüber Bestechung sowie der hierfür geltenden Verfahren.
KONTROLLIERTE KOPIE #1 | VERSION: 1
Farmers & Traders – VASILIKI PANAGOPOULOU & CO. EE
Botschaft der Unternehmensleitung
Eine grundlegende Priorität von VASILIKI PANAGOPOULOU & CO. EE und ein kontinuierliches Ziel der Unternehmensleitung ist die Förderung einer Unternehmenskultur der Integrität, Transparenz und Compliance, die vollständig mit unseren Grundsätzen und Werten im Einklang steht.
Der Grundsatz der Integrität ist ein wesentlicher Bestandteil des Verhaltenskodex des Unternehmens. Seine Einhaltung durch uns alle – unabhängig vom jeweiligen Tätigkeitsbereich oder der hierarchischen Ebene – ist eine wesentliche Voraussetzung für die gesunde Entwicklung des Unternehmens und liegt in der Verantwortung jedes Einzelnen.
Da Bestechung zu den globalen Herausforderungen gehört, mit denen sowohl der öffentliche als auch der private Sektor – auch in unserem Land – konfrontiert sind, ist es für Unternehmen nicht nur notwendig, sondern unerlässlich, möglichst wirksame Maßnahmen zu ihrer Bekämpfung zu ergreifen.
Bestechung kann unter anderem zu höheren Kosten, einer Beeinträchtigung des Wettbewerbs und einem erhöhten Risiko von Reputationsschäden führen, die ein Unternehmen sogar finanziell destabilisieren können.
Vor diesem Hintergrund hat VASILIKI PANAGOPOULOU & CO. EE als Ausdruck ihrer Null-Toleranz-Politik gegenüber Korruption und Bestechung eine eigenständige Anti-Bestechungsrichtlinie mit klaren Anweisungen und Leitlinien eingeführt.
Ich fordere Sie auf, die in dieser Anti-Bestechungsrichtlinie enthaltenen Leitlinien sorgfältig zu lesen und sicherzustellen, dass Sie diese verstanden haben, damit keine Unklarheit darüber besteht, wie wir uns bei entsprechenden Vorfällen verhalten und reagieren sollen.
Dies erwarten wir nicht nur von den Beschäftigten des Unternehmens, sondern auch von allen anderen interessierten Parteien, darunter Geschäftspartner, Lieferanten, Kunden und weitere Beteiligte.
Die zuständigen und entsprechend qualifizierten Mitarbeiter des Unternehmens stehen jederzeit zur Verfügung, um Unterstützung, Orientierung und Erläuterungen zu geben, damit unser Handlungsrahmen vollständig verstanden wird.
VASILIKI PANAGOPOULOU
Geschäftsführerin von VASILIKI PANAGOPOULOU & CO. EE
1.0 Definitionen
1.1 Als „Unternehmen“ gilt VASILIKI PANAGOPOULOU & CO. EE.
1.2 Als „Richtlinie“ gilt diese Anti-Bestechungsrichtlinie.
2.0 Geltungsbereich
2.1 Diese Richtlinie gilt für sämtliche Tätigkeiten von VASILIKI PANAGOPOULOU & CO. EE.
2.2 Diese Richtlinie ist für Mitglieder des Verwaltungs- bzw. Leitungsorgans sowie für Personen mit Führungsverantwortung im Unternehmen, die Beschäftigten des Unternehmens, Kunden, Lieferanten, alle Personen, die Dienstleistungen für das Unternehmen erbringen, sowie für alle Dritten, die im Namen des Unternehmens handeln, verbindlich.
3.0 Zweck
3.1 Ziel dieser Richtlinie ist es, die Verpflichtung der Unternehmensleitung zu einer Null-Toleranz-Politik gegenüber Bestechung zu stärken. Hierzu wird ein Rahmen aus Verpflichtungen und Leitlinien geschaffen, der als Instrument zur Prävention, Verhinderung und Bekämpfung von Bestechung dient.
3.2 Im Einzelnen verfolgt die Richtlinie folgende Ziele:
(a) Einhaltung des geltenden gesetzlichen und regulatorischen Rahmens zur Bekämpfung von Bestechung;
(b) Verständnis der Definition von Bestechung und ihrer verschiedenen Erscheinungsformen;
(c) Förderung der vertraulichen Meldung von Vorfällen oder Verdachtsfällen von Bestechung über festgelegte Kommunikationswege;
(d) Sensibilisierung von Beschäftigten und Geschäftspartnern für die Erkennung von Handlungen im Zusammenhang mit Bestechung; und
(e) Schutz des Ansehens des Unternehmens.
4.0 Definition von Bestechung
4.1 Bestechung umfasst das Fordern, Annehmen, Anbieten, Versprechen oder Gewähren von Geld oder sonstigen unrechtmäßigen oder unangemessenen Vorteilen durch oder an einen Beschäftigten des Unternehmens oder einen Amtsträger mit dem Ziel, einen geschäftlichen oder persönlichen Vorteil zu erlangen.
4.2 Beispiele für Zahlungen und Handlungen, die im Zusammenhang mit Bestechung stehen können, sind:
(a) Geldgeschenke – Bargeld oder bargeldähnliche Mittel;
(b) persönliche Gefälligkeiten und Gegenleistungen;
(c) illegale Provisionen / Schmiergelder;
(d) das Versprechen zusätzlicher Geschäftsaktivitäten;
(e) kostspielige Reisen, Unterbringung oder Teilnahme an Veranstaltungen ohne geschäftlichen Zweck;
(f) persönliche oder familiäre Ausgaben, die von einem Dritten übernommen werden, einschließlich Prepaid- oder Geschenkkarten;
(g) Darlehen eines Lieferanten, die niemals zurückgezahlt werden;
(h) die Forderung eines Amtsträgers nach einer Zahlung, damit eine Amtshandlung vorgenommen wird.
4.3 Bestechung, die nach geltendem Recht zivil- und strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann, wird in aktive und passive Bestechung unterteilt:
(a) Aktive Bestechung: Eine Person verspricht oder gewährt einem Beschäftigten unmittelbar oder über einen Dritten einen unzulässigen Vorteil jeglicher Art als Gegenleistung für eine Handlung oder Unterlassung, die zu dessen Aufgaben gehört oder diesen widerspricht.
(b) Passive Bestechung: Ein Beschäftigter fordert oder erhält unter Verletzung seiner Pflichten unmittelbar oder über einen Dritten für sich selbst oder einen Dritten einen unzulässigen Vorteil jeglicher Art als Gegenleistung für eine Handlung oder Unterlassung, die zu seinen Aufgaben gehört oder diesen widerspricht.
5.0 Formen der Bestechung
5.1 Beschleunigungszahlungen
Beschleunigungszahlungen sind Zahlungen, die dazu dienen, eine Person dazu zu bewegen, eine Tätigkeit auszuführen, zu deren Ausführung sie ohnehin verpflichtet ist, insbesondere wenn der gezahlte Betrag den tatsächlich geschuldeten Betrag übersteigt.
Diese Praxis ist in einigen Ländern verbreitet und wird dort genutzt, um routinemäßige öffentliche Dienstleistungen oder die Ausstellung von Dokumenten zu beschleunigen oder sicherzustellen.
Ein Beispiel wäre ein Unternehmen, das einem für Genehmigungen zuständigen Beamten – etwa für Umwelt-, Installations- oder Betriebsgenehmigungen – Geld zahlt, um Verzögerungen zu vermeiden.
Wir leisten keinerlei Beschleunigungszahlungen, selbst wenn diese nach lokalem Recht zulässig sein sollten oder ihre Verweigerung zu geschäftlichen Verzögerungen führen könnte. Dies gilt beispielsweise für die Zahlung eines kleinen Betrags, um die Bearbeitung eines Antrags des Unternehmens durch eine Behörde zu beschleunigen.
Wenn von uns eine Beschleunigungszahlung verlangt wird oder wenn Zweifel, Bedenken oder Fragen im Zusammenhang mit einer solchen Zahlung bestehen, melden wir dies unserem unmittelbaren Vorgesetzten.
5.2 Schmiergelder / Kickbacks
Ein Kickback ist eine Form der Bestechung, bei der eine Person, die Einfluss auf eine Organisation nehmen kann, eine Zahlung erhält, damit der Bestechende einen bestimmten Vorteil erlangt.
Kickbacks werden häufig von Unternehmen gezahlt, die profitable Verträge oder Verträge zu besonders günstigen Bedingungen erhalten möchten.
Als Gegenleistung für die Unterstützung wird ein Teil des aus dem Vertrag resultierenden Vorteils an den Entscheidungsträger innerhalb der auftraggebenden Organisation gezahlt bzw. „zurückgezahlt“.
Die auftraggebende Organisation selbst hat dabei keine Kenntnis von der Zahlung an ihren Vertreter.
5.3 Vermittler – verdeckte Provisionen
Unternehmen setzen häufig Vermittler ein, um in ihrem Namen Verträge abzuschließen, beispielsweise bei der Übernahme eines öffentlichen Bauauftrags in einem anderen Land.
Verdeckte Provisionen sind eine Form der Bestechung, bei der ein Vermittler eine Zahlung fordert oder annimmt, um auf einen solchen Vertrag zugunsten des Bestechenden Einfluss zu nehmen, ohne Wissen oder Zustimmung des Unternehmens.
Die Zahlung kann dazu dienen, einen Vertrag zu sichern, günstige Vertragsbedingungen zu erreichen oder sogar zu verhindern, dass ein Wettbewerber einen entsprechenden Vertrag erhält.
5.4 Einflussnahme / Handel mit Einfluss
Unter Einflussnahme bzw. „Handel mit Einfluss“ versteht man Situationen, in denen ein Amtsträger eine Zahlung verlangt, um seinen Einfluss zur Erlangung eines unzulässigen Vorteils oder einer bevorzugten Behandlung zugunsten des Zahlenden einzusetzen.
Der Begriff umfasst auch Fälle, in denen der Zahlende einen Amtsträger auffordert, gegen Zahlung seinen Einfluss zur Erlangung eines unzulässigen Vorteils oder einer bevorzugten Behandlung einzusetzen.
5.4 Politische Zuwendungen
Das Anbieten von Geschenken oder Spenden sowie jede andere Form finanzieller Unterstützung an politische Parteien oder deren Vertreter ist untersagt.
Ebenso sind Beiträge oder sonstige Unterstützungsleistungen an Kandidaten für öffentliche Ämter, politische Parteien oder sonstige politische Organisationen untersagt.
5.6 Gemeinnützige Beiträge und Sponsoring
Im Rahmen ihrer gesellschaftlichen Unternehmensverantwortung kann die Gesellschaft Organisationen unterstützen oder Veranstaltungen und Aktivitäten aus den Bereichen Sport, Kultur, Bildung oder anderen Bereichen sponsern.
In allen Fällen muss sichergestellt werden, dass gemeinnützige und soziale Beiträge sowie Sponsoringleistungen ausschließlich anerkannten Organisationen und erst nach entsprechender Prüfung und Bewertung gewährt werden.
Es darf dabei keinerlei Erwartung bestehen, im Gegenzug einen geschäftlichen Vorteil oder eine sonstige Vorzugsbehandlung zu erhalten.
6.0 Geschenke – Bewirtung – Unterhaltung
6.1 Den in Absatz 2.2 genannten Personen ist es ausdrücklich untersagt, Geschenke anzubieten oder anzunehmen, die darauf abzielen oder den Eindruck erwecken könnten, einen geschäftlichen Vorteil zu schaffen oder aufrechtzuerhalten.
6.2 Von diesem Verbot ausgenommen sind geringwertige Geschenke, die den üblichen Geschäftspraktiken entsprechen, beispielsweise Schreibwaren, Kalender und ähnliche Gegenstände, sowie symbolische Geschenke anlässlich von Namens- oder religiösen Feiertagen oder anderen Anlässen, sofern diese als gesellschaftlich angemessen gelten.
6.3 Insbesondere dürfen folgende Leistungen weder angeboten noch angenommen werden:
(a) bargeldähnliche Geschenke, beispielsweise Prepaid-Karten, Geschenkkarten, Reiseschecks usw.;
(b) Geschenke während Ausschreibungsverfahren oder Vertragsverhandlungen mit öffentlichen Stellen oder anderen Unternehmen;
(c) Reisen, beispielsweise Flugtickets oder Kreuzfahrten, oder Unterbringung, beispielsweise in einem Fünf-Sterne-Hotel;
(d) Unterhaltungsangebote, die aufgrund ihres Charakters oder ihrer Kosten als luxuriös oder besonders wertvoll angesehen werden können, beispielsweise Eintrittskarten zu exklusiven Sportveranstaltungen;
(e) Schmuck, Kunstwerke und vergleichbare hochwertige Gegenstände;
(f) persönliche Geschenke wie Kleidung, elektronische Geräte oder Wohnmöbel.
6.4 Als geringwertige Geschenke können beispielsweise gelten:
(a) Mahlzeiten zu angemessenen Preisen, sofern Einladungen derselben Person nicht regelmäßig wiederholt werden;
(b) Unterhaltungsangebote, die im Einklang mit der Pflege legitimer Geschäftsbeziehungen stehen;
(c) Gegenstände mit dem Markenzeichen des Unternehmens oder verbundener Unternehmen, beispielsweise T-Shirts, Tassen, USB-Sticks usw.;
(d) kleine Gegenstände oder Produkte, die für das Herkunftsland von Beschäftigten oder Geschäftspartnern typisch sind, beispielsweise lokale Lebensmittel, Getränke oder kleine traditionelle Gegenstände.
Vor der Annahme oder dem Anbieten eines Geschenks müssen dessen Wert und Art sowie die Häufigkeit solcher Handlungen berücksichtigt werden. Es ist zu prüfen, ob dadurch möglicherweise eine Verpflichtung entsteht und/oder unser Urteilsvermögen beeinflusst werden könnte.
Wenn Zweifel daran bestehen, ob ein Geschenk angenommen oder angeboten werden darf, ist der unmittelbare Vorgesetzte und/oder der zuständige Compliance-Beauftragte um entsprechende Beratung zu bitten.
7.0 Verpflichtungen
7.1 Direktoren sowie Leiter von Unternehmensbereichen und/oder Abteilungen sind verpflichtet:
(i) ihre unterstellten Mitarbeiter über diese Richtlinie und die entsprechenden Verfahren zu informieren; und
(ii) ihre Mitarbeiter zu einer positiven und offenen Arbeitskultur zu ermutigen, in der sie ihre Bedenken frei äußern können.
7.2 Die Beschäftigten des Unternehmens sind verpflichtet:
(i) mit dieser Richtlinie und den entsprechenden Verfahren vertraut zu sein; und
(ii) wachsam zu sein und über die vorgesehenen Wege jeden Vorfall zu melden, der ihnen bekannt wird und Anzeichen für Bestechung enthält, den Verdacht auf Bestechung begründet oder das Unternehmen einem Bestechungsrisiko aussetzen könnte.
Bestehen Zweifel darüber, wie auf eine Situation zu reagieren ist oder ob ein bestimmtes Verhalten unangemessen oder mit dieser Richtlinie unvereinbar sein könnte, ist stets vor dem Handeln entsprechende Beratung einzuholen.
Für Erläuterungen oder Beratung zu Fragen im Zusammenhang mit dieser Richtlinie ist in jedem Fall die Unternehmensleitung zuständig.
8.0 Einreichung von Meldungen / Beschwerden
8.1 Das Verfahren für die Einreichung, Bearbeitung und Untersuchung von Meldungen und Beschwerden, einschließlich der in dieser Richtlinie beschriebenen Fälle, sowie die Grundsätze für Datenanalyse, Aktenführung, Schutz personenbezogener Daten und Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen im Zusammenhang mit einer Meldung oder Beschwerde werden im einschlägigen DSGVO-Rahmen ausführlich beschrieben.
8.2 Meldungen und Beschwerden sind unter der Voraussetzung einzureichen, dass eine ehrliche und angemessene Überzeugung besteht, dass ein Verstoß gegen diese Richtlinie stattgefunden hat oder wahrscheinlich stattfinden wird.
Sie müssen nach Treu und Glauben erfolgen.
8.3 Meldungen / Beschwerden können:
(a) direkt an die Unternehmensleitung gerichtet werden;
(b) per E-Mail übermittelt werden;
(c) über den Beschwerdekasten eingereicht werden; oder
(d) postalisch an folgende Anschrift gesendet werden:
FIRMENSITZ: LAPPA, ACHAIA, PLZ 27052 | NIEDERLASSUNG: KOUGEIKA, VARDA, ILIA, PLZ 27052
mit dem Vermerk „Vertraulich“.
9.0 Verstöße und Sanktionen
9.1 Das Unternehmen verfolgt eine Null-Toleranz-Politik gegenüber jedem Verhalten, das nicht mit dieser Richtlinie übereinstimmt.
Jeder Verstoß gegen die Richtlinie wird als schwerwiegender Vorfall betrachtet und kann als disziplinarisches Fehlverhalten entsprechende Sanktionen nach sich ziehen.
9.2 Disziplinarmaßnahmen werden für jeden Einzelfall gesondert festgelegt, abhängig von Art und Schwere des festgestellten Verhaltens und des jeweiligen Verstoßes und unter Beachtung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit.
Alle Fälle werden im Einklang mit dem Grundsatz der Gleichbehandlung einheitlich behandelt.
Disziplinarmaßnahmen werden vorbehaltlich der Bestimmungen des geltenden Rechts verhängt.
10.0 Schlussbestimmungen – Genehmigung und Überprüfung der Richtlinie
10.1 Die Anti-Bestechungsrichtlinie wird vom zuständigen Leitungsorgan des Unternehmens genehmigt, jährlich überprüft und bei Bedarf überarbeitet.
